Drop kuglerammen og Excel-arket: Sådan regner du det rigtige tilbud, mester!

Effektive IT-værktøjer skaber overblik i kalkulations- og tilbudsfasen

Mester Tidende står igen i år klar til at hædre de digitale frontløbere i bygge-og anlægsbranchen, blandt andet indenfor områderne tilbudsgivning og kalkulation.

Effektivt drevne håndværks- og entreprenørvirksomheder har typisk styr på kalkulation og tilbudsgivning med IT-værktøjer. Når dommerne skal finde dette års mest IT-modne, kigger de derfor blandt andet målrettet på virksomhedens IT-funktioner i forhold til tilbudsgivning og kalkulation og helt afgørende er det at virksomhedens IT-værktøjer understøtter en sund ordrebeholdning.

Styr på tilbudsdokumenterne
Der skal først og fremmest være styr på at håndtere dokumenter og tegningsmateriale, så intet glemmes når virksomheden afgiver tilbud.
IT-værktøjer er i den forbindelse ofte nødvendige for, at virksomheden kan håndtere og gemme alt det materiale forbundet med de forskellige sager, lige fra materialet kommer ind i virksomheden til det skal indgå i en kalkulation.

Læs også: Hvis hvad du kan med dit IT-værktøj, mester

Ensartet arkivering af materiale på virksomhedens forskellige sager er vigtig for den interne dokumenthåndtering. Og IT-værktøjer kan sikre, at materialet registreres og opdateres på en fælles og central placering.
I de fleste håndværks- og entreprenørvirksomheder er behovet omkring tegningsmateriale typisk opmåling og skabelse af mængdeoverblik. Der findes en række ”viewere” på markedet, som har en del funktionalitet, som kan gøre opmålingen endnu nemmere og faktisk skabe en fordel frem for det printede materiale.

Styr på avancerne
Når det kommer til kalkulation, har mange håndværks- og entreprenørvirksomheder en eller anden form for kalkulationsstruktur opbygget i Excel, hvor beregninger foretages mere eller mindre ensartet. Der findes egentlige og dedikerede IT-værktøjer, som er målrettet håndværks- og entreprenørvirksomheder. Disse IT-værktøjer er skabt til kalkulation, og det betyder blandet andet, at kalkulationerne via skabeloner rimeligt nemt kan omformes til tilbud.

Ved at brug disse kalkulationsværktøjer sikres ensartede tilbud på tværs af tilbudsgiverne i virksomheden, og det er muligt at sendes flere tilbud i høj kvalitet uden de store marginale omkostninger. Og ikke mindst tilbud hvor alle omkostninger er medregnet.
Det er naturligvis meget afgørende hele tiden at holde øje med, at avancen ikke smuldrer undervejs i en byggesag. Med en fast struktur på købs- og salgspriser bliver det nemmere at gennemskue om avancerne er som ønsket.

Opfølgning på tilbud
Med IT-værktøjer kan virksomheden også opbygge en styringsmekanisme, så hvert tilbud tildeles en sandsynlighed for gevinst baseret på viden om kunden og den givne situation.
Ved at opbygge en samlet pipeline bliver virksomheden typisk i stand til at øge sigtbarheden i forhold til styring på lidt længere sigt (typisk 3-6 mdr. frem i tiden). Det er jo væsentlig viden i forhold til forhandlinger med materiale- og materielleverandører samt i forhold til at rekruttere de rigtige medarbejdere med de rigtige kvalifikationer.

Og så skal man huske, at kalkulationen ikke helt slut selv når sagen er afsluttet og afleveret.
Det er en god ide at foretage efterkalkulation for at afklare, om der er brugt den mængde timer og materialer, der var planlagt og indkøbt. Efterkalkulationen giver ikke kun overblik over afsluttede sager. Efterkalkulationen kan også bruges i forbindelse med fremadrettede kalkulationer, så kalkulationerne kan blive endnu skarpere i fremtiden.

DANMARKS MEST MODNE ?
Del dine gode erfaringer med kalkulation og deltag i konkurrencen om at blive Danmarks mest IT-modne håndværksvirksomhed. Smid en mail til red@mestertidende.dk eller tilmeld dig på www.itbyg.dk
Konkurrencen afgøres sidst på året og vinderne hædres på Dansk Byggeris IT-messe den 4. og 5. februart 2020.

På Dansk Byggeris IT-messe samler Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT – byggeriets uvildige IT-rådgiver - en række af de bedste IT-leverandører til byggebranchen. Så sæt kryds i kalenderen for 2020 og kig forbi Teknologisk Institut i Taastrup og Aarhus, og se hvordan du kan skabe konkurrencefordele med effektive IT-værktøjer.
Prisen er tidligere vundet af Vesti Olsen & Hansen a/s, Finn A Christensen, VAM, Jan Drøhse og Christoffersen & Knudsen (2014)