Rollemodel: Sådan kom vi på IT-vognen
Vesti Olsen & Hansen A/S er nomineret til konkurrencen om at blive Danmarks mest IT-modne håndværksvirksomhed 2018
- I forhold til for 3-4 år siden har vi i dag stort fokus på IT-værktøjer, og at de IT-værktøjer vi har, understøtter vores arbejdsprocesser, Christian Cortsen, IT- og marketingansvarlig i entreprenørfirmaet Vesti Olsen & Hansen A/S (Privatfoto)
Af Klaus Tøttrup
En af dette års nominerede i Mester Tidendes og Liciationen-Bygeriets Dagblads konkurrencen om at blive den mest IT-modne håndværksvirksomhed i Danmark er entreprenørfirmaet Vesti Olsen & Hansen A/S fra Tølløse på Sjælland. Man er godt med IT-vognen i den ældre familievirksomhed med omtrent 70 ansatte, som primært beskæftiger sig med erhvervsbyggeri, halbyggeri og landbrugsbyggeri i total- og hovedentreprise. I dag er virksomheden præget af en ung og dynamisk ledelse med stort fokus på IT. Mester Tidende har taget en snak med Christian Cortsen, IT- og marketingansvarlig i virksomheden, om hvordan IT-værktøjer understøtter deres forretning.
- I forhold til for 3-4 år siden har vi i dag stort fokus på IT-værktøjer, og at de IT-værktøjer vi har, understøtter vores arbejdsprocesser. I dag har vi både elektronisk fakturahåndtering, digital kvalitetssikring, online timeregistrering, intranet i app-form, Office 365, moderne økonomisystem og sagsstyring, forklarer Christian Cortsen.
Digitale rutiner
- På kontoret har vi en intern serverløsning med backup i skyen, hvor al data er opdelt på forskellige drev, så medarbejdere ”kun” har adgang til dèt, der passer til deres funktion. Vi har brugt en del tid på at lave en god og effektiv mappestruktur, så man ikke er i tvivl om, hvor filer skal lagres, og så det er nemt at fremfinde igen.
Det højner sikkerheden og har gjort, at ingen i dag gemmer data lokalt på deres maskiner. Når folk er ude i marken og har brug for at tilgå vores server, er der naturligvis SIM kort og 4G i alle laptops, og via en VPN får man hurtigt forbindelse til vores drev. Vi har tidligere afprøvet hostede løsninger mht. data, men med de ofte store og tunge filer vi arbejder med, var der alt for lang ventetid – og dermed spildtid, og derfor gik vi tilbage til en intern server, fremhæver Christian Cortsen.
- Endvidere bestilles alle materialer online, og det samme gør sig gældende med arbejdstøj til alle i virksomheden, hvor alle medarbejdere har deres eget login, og selv sørger for bestilling, siger han.
Effektive arbejdsprocesser
- Ved brug af IT-værktøjerne kan vi mærke en forbedret samarbejdsform hele vejen rundt i virksomheden, hvor det er blevet bedre og mere effektivt.
Vores arbejdsprocesser føles meget mere effektive, og vi oplever færre fejl i dagligdagen – og de fejl som der er, bliver rettet hurtigere. Flere af vores sager overholder budget og plan, og vi har et markant bedre overblik end vi havde tidligere, fortsætter Christian Cortsen.
På spørgsmålet om medarbejdernes holdning til virksomheden og gode råd til andre, svarer Christian Cortsen:
- Vi har medarbejdere i alle aldersgrupper, og IT-systemer ligger mere naturligt til nogen end andre, men vi gør alt for at hjælpe hele vejen rundt.
Vi gør blandt andet vores medarbejdere opmærksomme på, at de altid kan ringe hvis de har brug for hjælp. Det kan være alt fra glemte adgangskoder til hvordan man bruger værktøjet eller hvis der er en fejl med værktøjet. Problemerne afhænger meget af, om den pågældende medarbejder selv er vokset op med IT eller om de ikke er.
Vi har gjort IT-værktøjerne obligatoriske i virksomheden og vi ser ofte, at det handler om at få værktøjerne godt og grundigt ind under huden på medarbejderne, så de føler sig trygge og ved hvordan værktøjerne fungerer.
Få råd med på vejen
- Hvis vi skulle starte forfra med IT-investeringer, så ville vi nok have taget kontakt til andre entreprenørvirksomheder, for at se hvordan de bruger og arbejder med systemerne. Vi stoler meget på hinanden i denne branche, så at høre en ”anmeldelse” af et givent værktøj vægter utrolig højt.
Inden jeg startede for to år siden var der blevet investeret og implementeret en række IT-værktøjer, som senere viste sig ikke at være effektive og gode nok, og vi spildte en del tid og penge på dem. Så det er nødvendigt at sætte sig grundigt ind i IT-værktøjer, og hvad de kan – og ikke mindst, hvor god support udbyderen tilbyder.
Det kan enten være en medarbejder, som vèd en del om IT, det kan være en konsulent som kan hjælpe med alt fra af at undersøge markedet til at indkøbe IT-værktøjer og implementere det, eller det kan være at høre hvad ens kon-kollegaer bruger. Det er dog aldrig en garanti, at det værktøj som en anden virksomheder bruger, er det bedste for èn selv, så man bliver nødt til at forholde sig kritisk til værktøjerne, understreger Christian Cortsen.
Se alle de nominerede i konkurrencen her
LÆS OGSÅ: Klar til at tjene flere penge, mester !
