Nu kan virksomheder nemt gemme vigtige telefonsamtaler
Ny brugervenlig Voice Logger optager telefonopkald og gemmer på almindelig PC
Mundtlige aftaler er helt nødvendige i hverdagen, når opgaverne skal løses hurtigt, og virksomhedens kunder, leverandører og forretningsforbindelser skal have en god og personlig service.
I langt de fleste tilfælde fungerer det mundtlige også uden problemer, men ind imellem findes der kostbare undtagelser, hvor begge parter ikke lige husker ordene på samme måde.
Her kan det være en værdifuld hjælp at have en optagelse af samtalen, som man kan lytte til inden tingene går i hårdknude – og virksomheden risikerer tab af penge og kunder.
Vælg medarbejdere og kunder
For de mindre og mellemstore virksomheder, som den nye Voice Logger henvender sig til, findes behovet for at gemme telefonsamtaler primært hos sælgerne, samt ordremodtagere i f.eks. et kundecenter med mange opkald hver dag.
Træning af nyt personale med kundekontakt bliver også nemmere, når samtalerne kan gemmes og bruges i undervisningen.
Man kan vælge at logge alle opkald automatisk – eller benytte en knap på selve boxen, hvor optagelse kan slås til manuelt, hvis en samtale pludselig tager en uventet drejning.
Gemmes på harddisk
Den nye Voice Logger virker med alle typer af fastnettelefoner og kræver ikke, at man har en telefoncentral. Den er enkel at tilslutte og findes i to udgaver, beregnet til 1 eller 4 linier. Så løsningen kan skaleres op efter behov.
Teknisk set bliver samtalerne til små Windows WAV-lydfiler, der gemmes automatisk på en PC eller server. Man afsætter selv den ønskede harddisk plads, og når den er fyldt op, overskrives de ældste lydfiler. Afsætter man f.eks. 80 GB, kan der gemmes over 5.500 timers samtale.
Hurtigt at finde samtaler
Filerne med står på overskuelige lister, brugeren får op på sin skærm, og der kan søges på samtalens dato, tidspunkt, længde, ind- og udgående telefonnummer m.v.
De gemte samtaler kan i øvrigt beskyttes med password, så uvedkommende ikke kan lytte til dem. I det hele taget er sikkerheden og reglerne på området nyttige at kende.
Hvornår må man optage?
Det er lovligt at gemme telefonsamtaler mellem to personer blot den ene part – f.eks. medarbejderen i virksomheden – er orienteret om, at optagelsen finder sted. Disse regler er fastlagt af Persondata-loven og Centralstyrelsesloven, kapitel 27: Freds- og æreskrænkelse §263.
Kilde: nex-it ApS – www.nex-it.dk
