Derfor skaber ny bogføringslov panik i nogle virksomheder

Usikkerhed om hvornår de nye regler gælder og hvilke bogføringssystemer der må anvendes

Vildledning, forvirring og uklar kommunikation. Det er nogle af de ord, som flere virksomheder sætter på deres bestræbelser på at leve op til den nye bogføringslov. Og det tegner, ifølge Henrik Kruse, der er direktør i virksomheden Digisense, et misvisende billede, som skaber unødig panik i mange virksomheder. Ikke mindst i forhold til hvornår den nye bogføringslov skal implementeres og i forhold til hvilket bogføringssystem, der skal anvendes.

I korte træk betyder reglerne, at danske virksomheder i fremtiden skal registrere, behandle og opbevare store dele af det, der vedrører virksomheders bogføring, digitalt. Hvornår kravene er gældende fra afhænger af tre forhold: Virksomhedens regnskabsperiode, virksomhedens regnskabsklasse samt om virksomheden anvender et standardiseret eller specialudviklet bogføringssystem. Nogle virksomheder skal allerede fra 1. juli i år rette ind i forhold til den nye lovgivning.

I en pressemeddelelse fremhæver Digisense, som er specialister i håndtering af virksomheders bogføringsprocesser og compliance til de nye krav i bogføringsloven, at selvom reglerne er forholdsvis simple, har kommercielle interesser i kombination med uklar og sidetung kommunikation imidlertid skabt en form for panikstemning i mange danske virksomheder.

– Siden årsskiftet har vi været i kontakt med mere end 100 virksomheder hver uge, og fælles for mange af dem er, at de føler sig vildledt. Mange tror fejlagtigt, at det allerede er fra 1. juli i år, at reglerne træder i kraft. Det er imidlertid ikke gældende for alle. Det afhænger af, hvornår regnskabsåret kører, og det er vigtigt at huske på, at ikke alle skal skifte. Faktisk vil mange kunne nøjes med en simpel og omkostningslav opgradering af deres nuværende system, fortæller Henrik Kruse.

– Vi oplever ofte blandt virksomhederne en næsten nagelfast opfattelse af, at de skal skifte system. Det er forkert. Hvis man i panik kaster sig ud i en fejlagtig og unødvendig udskiftning af et bogføringssystem, risikerer man – ofte uden grund – at skulle skrotte etablerede og dyre it-systemer, at bøvle med kostbar nedetid samt medregne udgifter til oplæring af medarbejdere, fastslår Henrik Kruse.

Sparede 350.000 kr

En af de virksomheder, som har oplevet den uklare og tvetydige kommunikation, er lampeproducenten David Superlight.

– Jeg synes ærligt talt, at det var lidt som at finde vej i en jungle. Efter vi havde læst meget om reglerne, var vi stort set ikke blevet klogere, og vi fik indledningsvis at vide, at et nyt system, der opfylder de nye regler, ville koste os op mod 400.000 kr. Det er rigtig mange penge for en virksomhed som os med 20 ansatte, så vi besluttede os for at se, om der kunne være en alternativ løsning, siger Lone Hager, der er bogholder i virksomheden og uddyber:

– Vi fik hjælp til at bygge en compliance-pakke ovenpå vores system. Det gør, at vi nu kan digitalisere vores fakturaer, og at vi samlet set overholder de nye regler. Samtidig sparede vi i omegnen af 350.000. Jeg vil derfor opfordre andre til at se sig grundigt om efter alternative løsninger, som både kan være billigere og langt hurtigere at implementere.

Handler også om IT-sikkerhed

Hos det statsautoriserede revisionsaktieselskab BDO ser man positivt på at stille krav om et registreret bogføringssystem, men med mulighed for – under visse betingelser - at fortsætte med at bruge et ikke-registreret system.

Ifølge Henning Boye Hansen, der er Chefkonsulent hos BDO, er der i øjeblikket en forståelig forvirring hos nogle virksomheder.

– Mange virksomheder med ikke-registrerede systemer er stærkt udfordrede i øjeblikket. Fra én side hører de, at de er nødt til at overgå til et registreret system. Fra andre sider hører de, at de med få tilretninger nemt kan fortsætte med deres gamle system. Vi råder til, at de tænker sig godt om. Udfordringen med gamle systemer er i min optik ikke blot, om de kan tilrettes til at opfylde de nye krav, men lige så meget om IT-sikkerheden er tilstrækkelig, så de værner mod hackerangreb, udtaler Henning Boye Hansen.

Henrik Kruse understreger vigtigheden af, at virksomheder uanset størrelse og branche kender til to forskellige muligheder.

– Generelt er det meget forskelligt, om virksomheder passer i et standardsystem. Nogle har lavet egne tilpasninger, så deres system passer rigtig godt til dem. Her vil det være ærgerligt, at man skal til at starte forfra. Omvendt er der virksomheder, som kører helt standard i et ikke-registreret system. Her vil det typisk være en fordel at skifte. Udfordringen er generelt, at mange virksomheder simpelthen ikke kender til begge muligheder, siger Henrik Kruse.

Trods den til tider uklare og sidetunge kommunikation har Henrik Kruse rosende ord til ophavsmændene bag reglerne.

– Uanset om man vælger at leve op til de nye krav ved at skifte sit system, eller man sikrer, at det nuværende lever op til kravene i bogføringsloven, synes jeg, at Erhvervsstyrelsen har gjort et flot stykke arbejde – især i forhold til at få banet vejen med helt nye fordele for bogholderierne. Det gælder særligt udbredelsen af e-fakturaer, der kan være med til at øge både sikkerheden og effektiviteten. Jeg tror samtidig, at de nye backup-krav vil få høj opbakning blandt virksomhederne - både i forhold til eventuelle hacker-trusler men også med "Den sorte Svane" in mente, understreger Henrik Kruse.

Artiklen er en del af temaet MesterTips.