Skattefrie kørsel- og rejsegodtgørelser kan give dig skatteproblemer, mester
Det er naturligvis vigtigt for enhver virksomhedsejer at kende skattereglerne til bunds. Det gælder blandt andet reglerne og grænserne for medarbejdernes private kørsel i virksomhedens gulpladebiler og kørsel i firmabil. Men, det gælder også i forhold til de skattefrie kørsels- og rejsegodtgørelser, som virksomheden overfører til medarbejderne i henhold til bilag.
Og netop på det punkt, ser der ud til at være problemer i flere virksomheder, som ikke i tilstrækkeligt omfang får kontrolleret kørsels- og rejseoplysningerne fra medarbejderne.
Den landsdækkende revisionsvirksomhed BDO skriver således i sit nyhedsbrev Depechen, at mange arbejdsgivere hvert år udbetaler kæmpebeløb i skattefrie kørsels- og rejsegodtgørelser til deres medarbejdere uden at foretage den kontrol, som er betingelsen for, at udbetalingen kan ske skattefrit. Det kan koste dyrt, understreger BDO.
Her gik det helt galt
Landsskatteretten har for nylig offentliggjort en afgørelse, der illustrerer, hvor galt det kan gå, hvis virksomheden ikke har styr på udbetaling af de skattefrie godtgørelse.
Sagen handlede om en entreprenørvirksomhed, der primært beskæftigede sig med nedgravning af kabler, og som havde både danske og polske ansatte. Virksomheden blev af skattemyndighederne pålagt at indberette samtlige udbetalte skattefrie godtgørelser for en periode på små fire år – et samlet beløb på ca. 7,2 mio. kr. – som yderligere A-indkomst for modtagerne af godtgørelserne.
En afgørelse som Landsskatteretten stadfæstede med den begrundelse, at der ikke kun var sket bagatelagtige fejl ved udbetalingen af godtgørelserne, men at der var reelle mangler ved grundlaget herfor.
Kilde: BDO
I Depechen beskriver director Lars Bodín Jacobsen fra BDO, reglerne om arbejdsgiveres mulighed for at udbetale skattefrie godtgørelser som en fremragende opfindelse. De gør det nemlig muligt dels at dække ansattes rejseudgifter med faste beløb på en nem måde, og dels at udbetale skattefrie kørepenge til ansatte, som bruger deres egen bil i virksomhedens tjeneste.
Reglerne bruges da også i stort omfang af både private og offentlige arbejdsgivere. Ifølge oplysninger fra Skattestyrelsen, blev der for indkomståret 2022 således udbetalt skattefrie godtgørelser for i alt 8,7 mia. kr. Beløbet fordelte sig med 2,8 mia. kr. i rejsegodtgørelse (diæter) og 5,9 mia. kr. i befordringsgodtgørelse (kørepenge), oplyser BDO
Det er som nævnt den manglende kontrol af de skattefrie godtgørelser, som kan bringe virksomheden i det skattemæssige fedtefad.
Det er nemlig i følge BDO en grundlæggende betingelse for udbetaling af skattefrie godtgørelser, at arbejdsgiveren ikke bare kontrollerer de kørsels- og rejseoplysninger, som medarbejderne afgiver enten på fysiske bilag eller ved indtastning i et særskilt system, men også kan dokumentere den foretagne kontrol.
Vigtig dokumentation
Director Lars Bodín Jacobsen fremhæver, at kontrolopgaven desværre ofte bliver nedprioriteret i praksis. Ikke så meget på grund af uvilje, men snarere på grund af mangel på tid, og fordi arbejdsgiveren på udbetalingstidspunktet har fuldt overblik over medarbejdernes rutiner og arbejdsopgaver. ”Skattemyndighederne er imidlertid meget nøjeregnende. De kræver, at reglerne bliver fulgt til punkt og prikke. Sker det ikke, bliver alle udbetalte godtgørelser – ikke kun dem, hvor der konkret findes fejl – som udgangspunkt anset for skattepligtige som A-indkomst” fastslår Lars Bodin Jacobsen.
Det sidste betyder, at arbejdsgiveren hæfter for ikke-indeholdt kildeskat, og faktisk kan skattemyndighederne gøre denne hæftelse gældende uden først at have forsøgt at hente skatten hos medarbejderne.
Lars Bodin Jacobsen forklarer i Depechen, at selvom skattemyndighederne måske i første omgang retter skattekravet mod de ansatte, havner regningen alligevel ofte på arbejdsgiverens bord. Enten fordi de ansatte via et civilt søgsmål kræver at få dækket skatten, fordi den manglende kontrol er arbejdsgiverens ansvar, eller fordi arbejdsgiveren frivilligt tilbyder at friholde medarbejderne. Det kan efter særlige regler ske ved, at arbejdsgiveren indbetaler et beløb svarende til 56 pct. af de udbetalte godtgørelser til statskassen. En udgift som i givet fald ikke kan fratrækkes i skatteregnskabet.
Lars Bodin Jacobsen slutter artiklen i Depechen af med dette råd:
”Vores faste råd er, at arbejdsgivere med væsentlige udbetalinger af skattefrie godtgørelser, mindst hvert tredje år gennemgår – evt. med ekstern bistand - deres rutiner til sikring af, at de overholder alle krav til kontrol af rejseafregninger og køresedler”.
Sådan er reglerne
Ved udbetaling af skattefrie kørepenge skal der foreligge oplysninger om, hvilken bil der er kørt i, og hvilken dato og rute der er kørt. Det skal også fremgå, hvor mange kilometer der i alt er kørt, og til hvilken sats disse er afregnet, og endelig skal formålet med turen angives. På skat.dk findes nærmere oplysninger om kravene, ligesom der herfra kan hentes skemaer til brug for kørselsafregning.
Også ved udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse skal baggrunden for rejsen oplyses. Det samme gælder rejsens start- og sluttidspunkt. Endelig skal det fremgå, hvordan den udbetalte godtgørelse er beregnet, herunder med hvilke satser.
Hvis arbejdsgiveren ikke foretager den krævede kontrol forud for udbetalingen af godtgørelserne, kan dette føre til en skatteregning til medarbejderne, fordi disse i så fald bliver skattepligtige af godtgørelserne.
Kilde: BDO
Artiklen er en del af temaet MesterTips.
