Spar penge med 10 gode råd til lavere tilbudsomkostninger
Det er vigtigt at undgå unødige omkostninger ved tilbudsgivning. Særligt i et presset marked som nu, skal der passes på ressourcerne for at få gode tilbud. Bygherreforeningen og Dansk Byggeri har derfor lavet 10 gode råd til bedre udbudsprocesser.
Bygherreforeningen og Dansk Byggeri satte 28. januar en række praktikere stævne. Bygherrer, entreprenører og rådgivere var inviteret til et seminar for at diskutere udbudsprocesser og give konkrete bud på, hvordan omkostningerne ved tilbudsafgivelse kan reduceres, uden at kvaliteten forringes.
Dårlige udbudsprocesser er et problem i branchen. Dels fordi det fører til høje tilbudsomkostninger for aktiviteter, der ikke skaber værdi, og dels fordi dårligt tilrettelagte udbudsprocesser fører til dårligere tilbud for bygherren. Dermed belaster omkostningerne markedet, som i sidste ende betyder, at bygherren står med regningen.
Denne regning er ikke af ubetydelig størrelse. Ved seminaret præsenterede en entreprenør et konkret eksempel, der viste, at tilbudsomkostninger ved en hovedentreprise på 100 mio. kr. er 400.000 kr. for en hovedentreprenør. Derudover kommer underentreprenørernes omkostninger. Og da der hentes tilbud fra flere hovedentreprenører og deres underentreprenører, så løb tilbudsomkostningerne i eksemplet op i omegnen af fem mio. kr.
Det er nødvendigt, at bygherren giver tid til udbudsprocesserne. Udbudsprocesser, der har korte frister eller foregår i ferier, gør det svært for entreprenørerne at inddrage underentreprenører. Dermed skabes der ikke konkurrence om opgaven, og det gør prisen højere.
Samtidig er det nødvendigt med dialog for at afdække risici. Hvis der mangler dialogmuligheder i udbudsprocesserne, er det svært at afdække risici og finde fejl eller misforståelser i projektet. Gennem dialog er det muligt at identificere disse og få dem rettet, inden der gives et endeligt tilbud.
Dialog skaber ikke værdi i sig selv. Hvis entreprenørerne har svært ved at prioritere, hvilke medarbejdere, der skal repræsentere virksomheden til eventuelle forhandlingsmøder, kan det føre til uskarpe møder, der ikke giver den nødvendige afklaring af usikkerheder i projektet. Derfor er det vigtigt, at bygherren gør forhandlingstemaerne tydelige, så entreprenørerne kan være mere selektive i forhold til at finde de rette medarbejdere.
Derudover kan for mange forhandlingsrunder føre til, at omkostningerne ved at afgive tilbud stikker af. Erfaringer peger på, at en forhandlingsrunde kan koste cirka 100.000 kr. pr. bydende entreprenør i større projekter. De penge kan være godt givet ud, hvis de bidrager til at konkretisere projektet, ved at entreprenørerne byder aktivt ind med deres viden og spørgsmål. Pengene er derimod spildt, hvis det ikke er muligt, og grundlaget ikke bliver kvalificeret yderligere i runden.
Anbefalinger til bedre udbudsprocesser
En række flere pointer blev fremlagt på seminaret. Bygherreforeningen og Dansk Byggeri har i fællesskab samlet dem op i ti gode råd - fem til bygherrerne og fem til entreprenørerne - som forhåbentlig kan bidrage til bedre udbudsprocesser.
Anbefalinger til entreprenørerne:
- Deltag aktivt i dialogen inden udbuddet. Byd ind med spørgsmål og giv bygherren indblik i, hvad der har betydning for, at I kan afgive et skarpt tilbud i forhold til udbudsmateriale og -proces.
- Stil relevante og afklarende spørgsmål i god tid
- Forstå bygherren og samarbejdspartnernes proces, behov og projekt og vær med til at få afklaret, hvad der giver værdi, og hvor der er risici
- Få den/de kommende ansvarlige til at deltage i forhandlingerne og søg hurtig afklaring i baglandet
- Vær selektiv og fortæl hvorfor, hvis I fravælger et udbud.
Anbefalinger til bygherrerne:
- Anvend dialog til at afklare tvivl og risiko tidligt og tænk over, hvordan det skal indarbejdes i udbudsmaterialet
- Overvej udbudsform og tænk over antallet af bydende i forhold til omkostninger på begge sider
- Giv de bydende tilstrækkelig tid til at udarbejde et godt tilbud
- Vær tydelig om vægtning af kriterier (pris, kvalitet, organisation etc.) samt krav til form på besvarelsen
- Sørg for kvalitetssikring af udbudsmaterialet, så der ikke kommer for mange rettelser i tilbudsfasen.
Bygherreforeningen og Dansk Byggeri følger nu anbefalingerne op i det fælles samarbejdsforum Værdibyg, hvor der aktuelt er udarbejdet en ny vejledning om effektive udbudsprocesser, "Bedre entrepriseudbud".
