Snedkermester henter store administrative gevinster
CAWO A/S er landets mest IT-parate inden for administration
Snedkermester Lars Wolf mener, at IT-leverandørerne skal tilpasse deres åbningstider og forretningsgange til håndværksvirksomhederne Foto: John Ehbrecht
Af Klaus Tøttrup
Læs mere om Mester Tidendes IT-konkurrence
- Alle i virksomheden taget IT-værktøjerne til sig efter at de blev fuldt implementeret for godt et år siden, fortæller snedkermester Lars Wolf, CAWO A/S.
Det første Lars Wolf hæfter sig ved er at fakturaer nu – gennem administrationssystemet - kommer automatisk ind på sager. For bogholderen betyder det konkret, at der er blevet frigjort timer til andre opgaver i virksomheden.
Byggelederne mærker også tidsbesparelserne ved det nye IT-værktøj. De kan nu godkende fakturaer direkte på skærmen, og er derfor sluppet for de store fakturabunker, der før hobede sig op på skriveborde og i kalenderen. En anden sidegevinst er at byggelederne nu har løbende overblik over de igangværende sager.
Husk back-up
I CAWO har håndværkerne taget IT til sig. Men IT-værktøjerne stiller også nye krav til medarbejderne. En af forudsætningerne for, at håndværkerne kan udnytte IT-værktøjerne fuldt ud er jo nemlig at kontoret har oprettet sagerne korrekt i systemet.
Den digitale fakturering sætter også nye standarder for byggelederne. Når fakturaerne godkendes på skærmen risikeres det nemlig, at der bliver godkendt for meget - ulemperne opvejes dog så rigeligt af fordelene ved at faktureringen er blevet automatisk.
Lars Wolf deler gerne ud af erfaringen med at indføre IT-værktøjer.
- For det første er det utroligt vigtigt at huske back-up af systemerne. En tidssvarende back-up kan redde flere dages arbejde. For det andet skal man være opmærksom på risikoen ved at samle alle IT-værktøjer hos én udbyder. Hele virksomheden risikerer at ligge brak, når alle systemer rammes på én gang, hvis der sker et nedbrud hos leverandøren.
Det er derfor vigtigt at foretage en risikoanalyse inden man går i gang med IT-værktøjerne, da IT kan gøre en virksomhed mere sårbar, understreger han.
Lars Wolf kommer også med et opråb til IT-leverandørerne: Tilpas jeres åbningstider og forretningsgange til håndværksvirksomhederne. Jeres telefontid passer f.eks. ikke til håndværksvirksomheder. Håndværkere arbejder jo typisk fra tidlig morgen og i weekenden. Så dur det ikke, at I først åbner kl. 9 mandag-fredag, understreger han.
Gør administrationen til et aktiv
Administrations-værktøjerne skal i bund og grund styre økonomien i sagerne, på tværs af sagerne og i virksomheden som helhed.
IT-værktøjer til administration dækker:
Økonomisk sagsstyring
IT-værktøjer kan hjælpe med aconto-opgørelser, rapportering og styring af garantier. Med IT-værktøjer kan de omkostninger, som hænger direkte sammen med sagerne nemt håndteres, såvel som de generelle omkostninger, som ikke har direkte sammenhæng med sagen.
Finansbilag
Mange håndværksvirksomheder bøvler med at håndtere bilag. Især omkostningsbilag som igennem en godkendelse hos en projektleder/byggeleder, og indtastes i bogholderiet. Der findes IT-værktøjer, som på en smart måde kan sørge for bilag bliver lagt ind i regnskabs-systemerne og blot skal accepteres i stedet for indtastes.
Løn
Der er flere muligheder for at håndtere løn. Det kan gøres i regnskabssystemerne eller det kan outsources til kompetente lønbureauer.
Administrations-værktøjerne skal i bund og grund styre økonomien i sagerne, på tværs af sagerne og i virksomheden som helhed.
IT-værktøjer til administration dækker:
Økonomisk sagsstyring
IT-værktøjer kan hjælpe med aconto-opgørelser, rapportering og styring af garantier. Med IT-værktøjer kan de omkostninger, som hænger direkte sammen med sagerne nemt håndteres, såvel som de generelle omkostninger, som ikke har direkte sammenhæng med sagen.
Finansbilag
Mange håndværksvirksomheder bøvler med at håndtere bilag. Især omkostningsbilag som igennem en godkendelse hos en projektleder/byggeleder, og indtastes i bogholderiet. Der findes IT-værktøjer, som på en smart måde kan sørge for bilag bliver lagt ind i regnskabs-systemerne og blot skal accepteres i stedet for indtastes.
Løn
Der er flere muligheder for at håndtere løn. Det kan gøres i regnskabssystemerne eller det kan outsources til kompetente lønbureauer.
Fem vigtige bygge-discipliner
Konkurrencen om at blive Danmarks mest IT-parate er delt op i fem af de vigtigste discipliner i forhold til en byggesag:
Tilbudsgivning:
IT hjælper med en struktureret tilbudsproces, så der beregnes flere mere præcise tilbud, som sikrer, at der kun fremsendes tilbud, som virksomheden efterfølgende faktisk kan levere og tjene penge på.
Planlægning:
IT- værktøjer til planlægning skal favne hele virksomhedens produktion, fra kontor til byggepladserne og servicebilen. Det handler om at flytte de knappe ressourcer så de arbejder på de rigtige opgaver.
Udførelse:
IT-værktøjer kan blandt andet hjælpe med at styre en effektiv byggeproces, effektive byggemøde og effektiv økonomistyring med overblik over byggebudget, omkostninger til lønninger og lignende.
Aflevering:
Afleverings-værktøjer sikrer struktureret aflevering af det færdige arbejde og kvalitetssikring En ensartet arbejdsproces er med til at fastholde en effektiv arbejdsgang, som kan styres fra sag til sag.
Administration:
Administrations-værktøjerne skal i bund og grund styre økonomien i sagerne, på tværs af sagerne og i virksomheden som helhed. Værktøjerne dækker f.eks. økonomisk sagsstyring, finansbilag og løn.
Konkurrencen om at blive Danmarks mest IT-parate er delt op i fem af de vigtigste discipliner i forhold til en byggesag:
Tilbudsgivning:
IT hjælper med en struktureret tilbudsproces, så der beregnes flere mere præcise tilbud, som sikrer, at der kun fremsendes tilbud, som virksomheden efterfølgende faktisk kan levere og tjene penge på.
Planlægning:
IT- værktøjer til planlægning skal favne hele virksomhedens produktion, fra kontor til byggepladserne og servicebilen. Det handler om at flytte de knappe ressourcer så de arbejder på de rigtige opgaver.
Udførelse:
IT-værktøjer kan blandt andet hjælpe med at styre en effektiv byggeproces, effektive byggemøde og effektiv økonomistyring med overblik over byggebudget, omkostninger til lønninger og lignende.
Aflevering:
Afleverings-værktøjer sikrer struktureret aflevering af det færdige arbejde og kvalitetssikring En ensartet arbejdsproces er med til at fastholde en effektiv arbejdsgang, som kan styres fra sag til sag.
Administration:
Administrations-værktøjerne skal i bund og grund styre økonomien i sagerne, på tværs af sagerne og i virksomheden som helhed. Værktøjerne dækker f.eks. økonomisk sagsstyring, finansbilag og løn.
Se effektive IT-værktøjer
På Dansk Byggeris IT-Messe 2017 kan du møde leverandører af IT-løsninger inden for bl.a. tilbudsgivning, planlægning, aflevering, administration og udførelse.
Messen afholdes i Taastrup og Aarhus den 7. og 8. februar 2017.
Tilmeld dig på www.danskbyggeri.dk/it-messe
På Dansk Byggeris IT-Messe 2017 kan du møde leverandører af IT-løsninger inden for bl.a. tilbudsgivning, planlægning, aflevering, administration og udførelse.
Messen afholdes i Taastrup og Aarhus den 7. og 8. februar 2017.
Tilmeld dig på www.danskbyggeri.dk/it-messe
Artiklen er en del af temaet Konkurrence.
