Bedre sagsstyring skaber tillid og tryghed
Afskrivninger på tvister med kunder og udgifter til debitorpleje gav idéen til et sagsstyringsredskab, som skal genskabe tillid mellem håndværker og kunde – og reducere førstnævntes omkostninger.
Af Lars Dalsgaard Adolfsen
- Syv-otte timer bruger et mindre håndværkerfirma let om måneden på at kontakte kunder vedrørende manglende betalinger, forklarer Carsten Skov, der har 25 års erfaring fra regnskabsbranchen - mange af dem brugt med håndværkeres regnskaber - og som pænt kalder fænomenet debitorpleje. Han tilføjer, at et andet område koster håndværkerfirmaerne flere penge:
- Et af de største tab opstår i forbindelse med diskussioner med kunder om det ekstraarbejde, der ofte kommer oveni det oprindelige tilbud, men som der ikke kommer en klar aftale omkring. Når jobbet så er afsluttet, er der altså en potentiel uenighed omkring den oprindelige aftale og det, som efterfølgende rent faktisk er blevet udført. Så for at afslutte sagen ses det, at der gives afslag, siger Carsten Skov med henvisning til de afskrivninger, som mange håndværkere giver for at lukke sager og få en betaling.
Klar kommunikation og gennemsigtighed
Med andre ord er der mange penge at hente ved at sikre gennemskuelighed og klare aftaler mellem kunde og håndværker. Carsten Skov og hans medejere har derfor udviklet det, han ser som en potentiel løsning på problemet med at eliminere tab og genskabe tillid; sagsstyringssystemet Dansk Handelsgaranti.
- Dette system vil bringe håndværker og kunde tættere sammen, reducere risikoen for misforståelser og tvister og i det hele taget give begge parter et bedre overblik over det enkelte sagsforløb, lyder det fra Carsten Skov.
Den netbaserede løsning, som er tilgængelig på abonnementsbasis, giver begge parter - håndværker og kunden - adgang til systemet. Her findes den oprindelige aftale, overslag, mulighed for at fremsende og godkende tilbud, foretage ændringer samt nye tillægsaftaler og lignende – naturligvis med krav om kundens accept af ændringerne. Og det på en måde hvor det er overskueligt for begge parter.
Hånd om økonomi og sikkerhed
Systemet blev for alvor lanceret ved årets start, og tilbagemeldingerne fra håndværkerne, der enten anvender eller har kendskab til det, er alle positive, forklarer Carsten Skov. Hermed lader man til at være kommet nærmere målet om at bygge bro over kløften, som kan opstå mellem håndværker og kunde, ved at reducere risiko for misforståelser, forglemmelser og ikke mindst potentielt dyre tvister.
Økonomien i aftalerne tager sagsstyringssystemet naturligvis også hånd om. Systemet giver således mulighed for, at kunden kan deponere en del af eller hele tilbudssummen, der så frigives til leverandøren, når fakturaen er godkendt. Alt sammen med flere sikkerhedsmekanismer på plads, understreger Carsten Skov.
Samtidig arkiveres gamle sager, så der er overblik nu og i fremtiden. Både så en kunde let kan finde frem til sin gamle håndværker, hvis der er et nyt stykke arbejde. Men også så systemet med tiden kan fungere som en database for andre potentielle kunder.
Idéen var oprindeligt tiltænkt alle typer af leverandører. Så med blik for, hvordan systemet er opbygget, ser Carsten Skov ingen grund til, at det på sigt ikke kan udbredes til andre brancher.
