Hvor skal man gøre af det hele? Og hvordan sikrer man at det er let at finde, når man skal fremvise det for myndighederne? 

Transportbranchen har ændret sig en del i de sidste par år, og der er kommet flere krav til udstyr som tachograf, software og dokumentation. Særligt hvilke data der skal være til rådighed, hvordan de opbevares – og hvor detaljeret det skal være. 

Find det rette system
Det første skridt mod et mere strømlinet transportfirma, er at finde det rette system til at holde øje med jeres biler og chauffører. I dag kan man finde systemer med et væld af funktioner. Nogle af systemerne kan endda holde øje med bilernes vedligeholdelse, så du har bedre styr på hvornår der skal serviceres, skiftes dæk eller lignende. De fleste systemer giver muligheder for at du kan kontrollere køre-hviletider, se gps lokationer og lignende. 

Det er en god idé at gå efter et system der kan så meget som muligt. Selv hvis du ikke føler behovet er der lige nu, er der ingen der ved hvordan fremtiden ser ud. Måske vil du om et par år have behov for flere informationer, og så vil det give god mening at dit system allerede kan varetage det. Dette er i dén grad at foretrække, frem for at stå overfor endnu en systemudskiftning et par år ud i fremtiden. 

Hvilke funktioner bør du gå efter?
Funktionaliteten på disse systemer varierer meget. De helt simple systemer giver dig adgang til køre-hviletider og lignende basale informationer. Nogle andre er langt mere avancerede, og giver dig eksempelvis også overblik over chaufførernes kørestil, så du ved hvilke chauffører det måske skal lette foden fra speederen, og hvem der filer for meget på koblingen. 

Det kan gøre det lettere at optimere jeres brændstofforbrug, idet nogle af disse systemer også kan give en rapport over hvor meget brændstof der går til spilde, som resultat af en chaufførs kørestil. 

Uanset hvilke informationer du har brug for, og hvilken funktionalitet der passer til dig og dit firma, er det som udgangspunkt altid en god idé at gå efter et system, hvor du kan få fat i dataene på afstand. Nogle gange lagrer systemet til en lokal enhed – det kan eksempelvis være et USB-stik eller et SD kort. Hvis du så skal have fat i dataene, er du nødt til fysisk at være til stede. Mange systemer kan kobles op til mobilnetværket, så du kan downloade dem uanset hvor du og bilen er. 

Dette vil lette dit arbejde betragteligt, og vil gøre det lettere at holde styr på jeres data – uanset hvor jeres biler befinder sig. Det sikrer også at dataene ikke går tabt, da du kan lagre dem direkte i skyen. På denne måde er det hele altid opdateret, og du ved hvor du skal finde det når du har brug for det.