Forberedelsen af et udbud kan være en kompleks opgave, der involverer flere afdelinger, eksperter og undertiden eksterne rådgivere.
 
En ensartet udbudsproces kan gøre håndteringen mere effektiv. Virkplans kunder oplever en 20-50 % højere effektivitet i deres projekter ved at anvende Virkplan platformen. Platformen giver et øget fokus på:

• Kommunikation
• Struktur
• Ensartethed
• Dokumentation
• Tilgængelighed
• Aanlyse

Ved at anvende Virkplan platformen skabes der et naturligt overblik. De mange mails og excelark erstattes af Virkplan platformen, hvor alt samles, og hvor både interne og eksterne aktører kan få adgang. Det betyder, at alle arbejder ud fra de samme oplysninger og forudsætninger, og det gør processen langt mere effektiv. Der kan oprettes forskellige skabeloner til forskellige udbud, og skabelonerne kan genbruges til næste udbud samtidig med, at skabelonerne hele tiden forbedres ved at føje nye features til.
 
Indbygget dokumentstyring
 
Dokumentstyringen er typisk en stor udfordring i et udbud. Det kan være svært at få overblik over, hvilken version af dokumenterne, der er gældende. Platformen indeholder en godkendelsesdel, hvor den ansvarlige kan godkende de krav, der skal gælde for udbuddet. Platformen håndterer således dokumentstyringen, og kan også sende forespørgsler til leverandører efterfølgende. Brugeren har således ét sted at håndtere alle processer omkring udbud.