VVS-virksomhed skifter hele IT-motoren: Nu spiller det hele endnu bedre

- Når man som os har en meget travl hverdag, er det vigtigt at vores IT-værktøjer fungerer hele tiden, og det kræver en skarp plan og eksekvering - både i forhold til valg af IT-værktøjer, men ikke mindst implementering.

Det siger regnskabschef Jeanette Lønsbo Sørensen fra VVS-virksomheden Christoffersen & Knudsen i Rødovre.

I de sidste mange år har Christoffersen & Knudsen og IT-konsulentfirmaet BASIT drøftet forskellige IT-muligheder, og fokus har hele tiden været på, at den gamle brancheløsning skulle skiftes til en ny og mere standardiseret løsning. Det har været vigtigt, at den nye IT-leverandør skulle have erfaringer fra bygge- og anlægsbranchen, og allerhelst installationsbranchen.

- Da tiden var moden, indledte vi udskiftningen med en grundig IT-kravbeskrivelse. Kravbeskrivelsen blev udarbejdet gennem flere uger, med inddragelse af medarbejdere i virksomheden og med BASIT-konsulent Martin Joost som ankermand og drivkraft. På den måde fik vi identificeret de IT-værktøjer, som passer bedst til os, fortæller direktør Mogens Lønsbo Sørensen, som har ansvaret for IT-investeringerne.

Skarpe møder med skarpe IT-leverandører

Med udgangspunkt i IT-kravbeskrivelsen udvalgte BASIT nogle leverandører og introducerede dem for Christoffersen & Knudsen.

- Nogle af IT-leverandørerne kendte vi i forvejen, men nu kom vi til bordet med et klart billede af vores behov og vores krav til IT-værktøjerne, fremhæve Jeanette Lønsbo Sørensen.

Møderne var gode, og løsningerne blev præsenteret med udgangspunkt i virksomhedens behov. Det gjorde, at det var nemmere for både virksomheden og for IT-leverandørerne at forholde sig til de krav virksomheden kom med.

Efter møderne udformede BASIT en IT-anbefaling til Christoffersen & Knudsen. BASIT sørgede for at tilbuddene fra IT-leverandørerne kunne sammenlignes med udgangspunkt i licenser, konfiguration, uddannelse og support, så alle priser har det samme grundlag. Det er en stærk proces, der fortsætter i forhold til den foretrukne IT-leverandør, som i sidste ende bliver valgt til at give et endeligt tilbud og diverse leverancebetingelser.

Grundigt beslutningsgrund

- IT-anbefalingen fra BASIT, samt det efterfølgende konkrete tilbud fra den valgte IT-leverandør, er blevet gennemgået grundigt i ledelsen hos Christoffersen & Knudsen. Dermed er der også en god platform til den egentlige implementering, siger adm. direktør Birger Abildgaard Villirs, som i implementeringsfasen var en del af den styregruppe, som blev nedsat.

- Vi er nu godt kørende på en moderne platform, som vi satser på, holder i mange år, og som skal hjælpe med at sørge for, at vi kan betjene vores kunder med den service vi ønsker at give dem, understreger Birger Abildgaard Villirs.

Det er aldrig nemt...

Implementering af IT-værktøjer er aldrig nemt eller en dans på roser, og der var også udfordringer undervejs hos Christoffersen & Knudsen.

- Man bliver altid klogere undervejs, og ønsker sig mere af noget og mindre af noget andet. Der er funktionalitet, som ser anderledes ud i praksis, når man først får foldet den ud. Der er 3. parts IT-leverandører, som laver tilpasninger som ikke helt passer med den løsning man har valgt osv.

Vi har implementeret IT-værktøjer før og kender godt disse problemstillinger. Men det har været en uvurderlig hjælp at have Martin Joost med i denne fase. Vi ved at han, og BASIT-baglandet, har trukket i snore og koordineret, evalueret og aset og maset med IT-leverandøren, som dog også skal have ros for et godt implementeringsprojekt, siger Jeanette Lønsbo Sørensen.

Hvad med fremtiden?

- Vi har taget et stort skridt med denne samlede IT-platform, men der sker hele tiden udvikling, som vi selvfølgelig skal holde os opdateret på. Det gælder både i forhold til software og hardware. Derudover er vi også ofte i dialog med vores IT-leverandør, som styres gennem vores BASIT-konsulent Martin Joost.

Han er med til at fastholde fokus på det som er nice to have og need to have. Det er ekstremt vigtigt - både i forhold til økonomi og kompleksitet i løsningen, siger direktør Mogens Lønsbo Sørensen.

- Og, supplerer regnskabschef Jeanette Lønsbo Sørensen, uden hjælp fra Martin Joost, havde vi ikke kunnet overkomme at skifte hele IT-motoren ud.

CHRISTOFFERSEN & KNUDSEN

Christoffersen & Knudsen er en moderne VVS-virksomhed, som vægter faglige kvalifikationer højt, fordi virksomheden vil være Danmarksmestre i bygningsrenovering. Derfor har virksomheden igennem tiden fornyet og udviklet kompetencer, så man både er stærke i klassisk VVS-arbejde, gasinstallationer, tagarbejde og fjernvarme.

Christoffersen & Knudsen er etableret i 1991 og har altid fulgt med udviklingen i forhold til at investere i IT-værktøjer. Virksomheden har været med fra starten i brugen af IT-værktøjer i bygge- og anlægsbranchen, både med diverse brancheløsninger, med registrering af tid og materialer på mobiltelefoner og har styret sagerne tæt.

Virksomheden er blevet kåret som Danmark mest IT-modne i tilbudsgivning og har generelt udnyttet mulighederne med IT-værktøjer igennem alle årerne. Virksomheden ser hele tiden efter muligheder for at udnytte IT-værktøjer til at betjene kunder bedst muligt, med de mest tilfreds og velinformerede medarbejdere.

Artiklen er en del af temaet De Digitale Håndværkere.