Sådan reduceres omkostningerne til udbud
For høje krav og for mange tilbudsgivere fordyrer udbudsprocessen. FRI-direktør Henrik Garver giver her sit bud på, hvordan byggebranchen kommer de mange spildte millioner til livs.
Af Rasmus Gregersen
Det vurderer Foreningen af Rådgivende Ingeniører, FRI, på baggrund af en ny branchestatistik. I alt har virksomhederne brugt 500 mio. kr. på tilbudsgivning i 2013.
- Tilbudsomkostningerne er en nødvendig udgift for FRI-virksomhederne. Men når beløbet er så højt, er det en lose-lose situation, der hverken skaber værdi for virksomhederne eller for samfundet. Realistisk burde branchens tilbudsomkostninger ligge omkring 200 mio. kr., svarende til 1,5-2 % af branchens omsætning. De 300 millioner kroner, som kunne være brugt teknisk og forretningsmæssigt til at udvikle branchen yderligere - eller helt basalt til bedre opgaveløsning til gavn for kunderne og samfundet – bliver i stedet brugt til ingen verdens nytte, siger Henrik Garver administrerende direktør i FRI.
Henrik Garvers fem gode råd
1. Brug de fælles aftalesystemer AB og ABR
2. Indbyd kun tre til fem bydere
3. Anmod kun om relevant information
4. Husk, at det kun er projekter over EU's tærskelværdier, der skal i udbud (og opgaver fra 500.000 kr. og op til tærskelværdierne skal annonceres)
5. Keep it simple
For høje krav...
1. Brug de fælles aftalesystemer AB og ABR
2. Indbyd kun tre til fem bydere
3. Anmod kun om relevant information
4. Husk, at det kun er projekter over EU's tærskelværdier, der skal i udbud (og opgaver fra 500.000 kr. og op til tærskelværdierne skal annonceres)
5. Keep it simple
De 500 mio. kr. er baseret på tal fra FRI's Brancheundersøgelse for 2013. I 2012 var tallet 340 mio. kr. Stigningen fra 2012 til 2013 skyldes først og fremmest mere nøjagtigt beregningsgrundlag i år og en tilsvarende konservativ vurdering af tallet i 2012-undersøgelsen.
I FRI er direktøren overbevist om, at det høje beløb skyldes, at især offentlige bygherrer overdriver udbudskravene og stiller for store krav til hvad, der skal afleveres.
- Det er helt unødvendigt. Det fordyrer tilbudsgivningen, at bygherre opfinder ekstra juridiske krav i stedet for at bruge de udmærkede fælles aftalesystemer, der allerede eksisterer i dag. Desuden er der en tendens til, at de offentlige bygherrer følger EU's udbudskrav på små opgaver, hvor det ikke er nødvendigt ifølge direktiverne. Det fordyrer tilbudsgivningen for hver eneste bydende virksomhed, pointerer Henrik Garver.
...og for mange tilbudsgivere
En anden årsag til det høje beløb er den stigende tendens til, at invitere mange virksomheder til at byde på en opgave, i håb om at få det billigere.
- Det er en generel misforståelse hos indkøberne, at jo flere tilbudsgivere, desto billigere tilbud. Hvis 10 virksomheder bruger 50.000 på at give tilbud til et projekt på tre-fire hundredetusinde kroner, så har vi som samfund tabt penge på projektet. Oveni den halve mia. kr., som de rådgivende ingeniører anvender på tilbud, kommer de omkostninger, der ligger hos indkøberne, særligt de offentlige indkøbere, med at vurdere, hvem der har vundet udbuddet.
- Og her er situationen igen den samme, jo flere bydende og jo større kompleksitet, des flere ressourcer skal den offentlige indkøber bruge. Det øger i sidste ende omkostningerne for os som skatteydere. Endelig kommer der de tilsvarende tilbudsomkostninger hos andre aktører i eksempelvis byggeriet, herunder entreprenører, materialeleverandører og arkitekter. Dårlige offentlige indkøb er en tydelig barriere for at øge produktiviteten i samfundet, og i sidste ende for at styrke væksten i Danmark, siger Henrik Garver.
Meget tyder på, at den kommende danske udbudslov, der bliver baseret på EU's nye udbudsdirektiver, ser ud til at give indkøberne mere frie rammer.
- Det er grundlæggende positivt, men det stiller endnu større krav om, at der tænkes i transaktionsomkostninger. De offentlige indkøbsafdelinger er ikke gratis for os som skatteydere at drive, og unødvendige tilbudsomkostninger i virksomhederne kan bruges langt mere produktivt, slutter Henrik Garver.
